Tiêu chí

Sao y

Sao lục

Trích sao

Căn cứ pháp lý

Khoản 10 Điều 3; khoản 1 Điều 25 Nghị định 30/2020/NĐ-CP

Khoản 11 Điều 3 Khoản 2 Điều 25 Nghị định 30/2020/NĐ-CP

Khoản 12 Điều 3; khoản 3 Điều 25 Nghị định 30/2020/NĐ-CP

Khái niệm

Bản sao y là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định. (Khoản 10 Điều 3 NĐ 30/2020)

Bản sao lục là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản sao y, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.

(Khoản 11 Điều 3 NĐ 30/2020)

Bản trích sao là bản sao chính xác phần nội dung của bản gốc hoặc phần nội dung của bản chính văn bản cần trích sao, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.

(Khoản 12 Điều 3 NĐ 30/2020)

Hình thức

- Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy.

- Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.

- Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử

(Khoản 1 Điều 25 NĐ 30/2020)

- Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản giấy.

- Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.

- Sao lục từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.

(Điểm a khoản 2 Điều 25 NĐ 30/2020)

- Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản giấy.

- Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.

- Trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản điện tử.

- Trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.

(Điểm a khoản 3 Điều 25 NĐ 30/2020)

Cách thực hiện

- Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc chụp từ bản gốc hoặc bản chính văn bản giấy sang giấy.

- Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy.

- Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức.

(Khoản 1 Điều 25 NĐ 30/2020)

Sao lục được thực hiện bằng việc in, chụp từ bản sao y.

(Điểm b khoản 2 Điều 25 NĐ 30/2020)

Bản trích sao được thực hiện bằng việc tạo lập lại đầy đủ thể thức, phần nội dung văn bản cần trích sao.

(Điểm c khoản 2 Điều 25 NĐ 30/2020)

Thẩm quyền sao văn bản

Người đứng đầu cơ quan hoặc tổ chức có quyền quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến việc sao chép các văn bản do cơ quan hoặc tổ chức của mình ban hành cũng như các văn bản mà cơ quan hoặc tổ chức khác gửi đến. Ngoài ra, người đứng đầu cơ quan hoặc tổ chức cũng có trách nhiệm quy định cụ thể về thẩm quyền và trách nhiệm của các cá nhân hoặc bộ phận trong việc ký các bản sao của những văn bản này.

Đối với việc sao chép, chụp ảnh hoặc xử lý bất kỳ tài liệu nào chứa thông tin bí mật nhà nước, các hoạt động này phải được thực hiện theo các quy định nghiêm ngặt của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

(Điều 27 NĐ 30/2020)

Giá trị pháp lý

Bản sao y, bản sao lục và bản trích sao được thực hiện theo đúng quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP có giá trị pháp lý như bản chính.