Quy định pháp luật hiện hành về người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

Theo quy định tại Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, thì người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân có quyền nhân danh doanh nghiệp thực hiện các giao dịch, tham gia tố tụng (với tư cách nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan) và thực hiện các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

Doanh nghiệp có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Số lượng, chức danh, quyền và nghĩa vụ cụ thể của từng người đại diện được quy định trong Điều lệ công ty. Trường hợp Điều lệ không quy định rõ ràng việc phân chia quyền và nghĩa vụ, thì mỗi người đại diện đều có đầy đủ thẩm quyền đại diện cho doanh nghiệp trước bên thứ ba và phải chịu trách nhiệm liên đới nếu gây thiệt hại cho doanh nghiệp.

Doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Nếu chỉ còn một người đại diện cư trú trong nước và người này xuất cảnh, họ phải ủy quyền bằng văn bản cho cá nhân khác cư trú tại Việt Nam để thay mặt thực hiện quyền, nghĩa vụ của mình. Tuy nhiên, người ủy quyền vẫn phải chịu trách nhiệm về việc ủy quyền đó.

Trong trường hợp người đại diện vắng mặt quá 30 ngày mà không ủy quyền hợp lệ, hoặc thuộc các trường hợp như chết, mất tích, bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, chấp hành hình phạt tù, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, thì chủ sở hữu công ty, Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị phải kịp thời cử người khác làm người đại diện theo pháp luật.

Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên, nếu người đại diện là một trong hai thành viên rơi vào các trường hợp nêu trên, thì thành viên còn lại đương nhiên trở thành người đại diện theo pháp luật tạm thời cho đến khi có quyết định mới của Hội đồng thành viên.

Ngoài ra, trong một số trường hợp đặc biệt, Tòa án hoặc cơ quan tiến hành tố tụng có thể chỉ định người đại diện theo pháp luật để tham gia tố tụng nhằm bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp.

Trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

Căn cứ theo Điều 13 Luật Doanh nghiệp 2020 (sửa đổi, bổ sung 2025) quy định về trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp:

“1. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có trách nhiệm sau đây:

a) Thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất nhằm bảo đảm lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp;

b) Trung thành với lợi ích của doanh nghiệp; không lạm dụng địa vị, chức vụ và sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh, tài sản khác của doanh nghiệp để tư lợi hoặc phục vụ lợi ích của tổ chức, cá nhân khác;

c) Thông báo kịp thời, đầy đủ, chính xác cho doanh nghiệp về doanh nghiệp mà mình, người có liên quan của mình làm chủ hoặc có cổ phần, phần vốn góp theo quy định của Luật này.

2. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp chịu trách nhiệm cá nhân theo quy định của pháp luật đối với thiệt hại cho doanh nghiệp vi phạm trách nhiệm quy định tại khoản 1 Điều này.”

Theo đó, doanh nghiệp có thể vẫn chịu trách nhiệm bồi thường đối với bên thứ ba, nhưng người đại diện phải hoàn trả lại cho doanh nghiệp khoản thiệt hại phát sinh do lỗi của mình. Nếu có nhiều người đại diện theo pháp luật, việc xác định trách nhiệm sẽ căn cứ vào phạm vi quyền hạn, nghĩa vụ được giao và mức độ lỗi của từng người.

Trách nhiệm pháp lý của người đại diện khi doanh nghiệp vi phạm pháp luật.

Thứ nhất, trách nhiệm trong giao dịch và đại diện doanh nghiệp.

– Ký kết hợp đồng, thực hiện các giao dịch nhân danh doanh nghiệp trong phạm vi thẩm quyền.

– Nếu vượt quá thẩm quyền hoặc thực hiện hành vi trái pháp luật, người đại diện phải tự chịu trách nhiệm đối với phần vượt quá hoặc gây thiệt hại.

Thứ hai, trách nhiệm tuân thủ pháp luật.

– Thuế: Đảm bảo kê khai, nộp thuế đầy đủ, đúng thời hạn; chịu trách nhiệm khi doanh nghiệp trốn thuế, chậm nộp hoặc khai sai.

– Lao động: Bảo đảm quyền và nghĩa vụ của người lao động theo quy định; chịu trách nhiệm nếu có hành vi vi phạm về hợp đồng, tiền lương, bảo hiểm, an toàn lao động.

– Môi trường: Chịu trách nhiệm trong việc giám sát và đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ quy định bảo vệ môi trường.

Thứ ba, trách nhiệm về tài chính – kế toán.

– Tổ chức và quản lý hệ thống kế toán, lập báo cáo tài chính trung thực, chính xác.

– Đảm bảo việc công bố thông tin, kiểm toán, nộp thuế và nghĩa vụ tài chính khác đúng quy định.

– Chịu trách nhiệm nếu báo cáo sai lệch hoặc gây thất thoát tài sản doanh nghiệp.

Thứ tư, trách nhiệm đối với cổ đông và các bên liên quan.

– Bảo đảm quyền lợi hợp pháp của cổ đông, thành viên góp vốn và các đối tác.

– Cung cấp thông tin trung thực, đầy đủ; không được lợi dụng chức vụ để trục lợi cá nhân hoặc gây thiệt hại cho doanh nghiệp, cổ đông.

Thứ năm, trách nhiệm dân sự và hình sự.

– Dân sự: Bồi thường thiệt hại nếu hành vi hoặc quyết định của người đại diện gây thiệt hại cho doanh nghiệp hoặc bên thứ ba.

– Hình sự: Bị truy cứu trách nhiệm khi có hành vi phạm tội như trốn thuế, lừa đảo, gian lận, vi phạm quy định về môi trường, hoặc thiếu trách nhiệm gây hậu quả nghiêm trọng.

Thứ sáu, trách nhiệm trong quản trị nội bộ.

– Tổ chức, điều hành hoạt động doanh nghiệp đúng quy định điều lệ và pháp luật.

– Triệu tập, điều hành các cuộc họp HĐQT, Đại hội cổ đông hoặc HĐTV đúng quy trình, bảo đảm quyền tham dự và biểu quyết của thành viên.

– Chịu trách nhiệm về các quyết định nội bộ như bổ nhiệm, kỷ luật, sa thải, khen thưởng nhân sự nếu gây hậu quả cho doanh nghiệp.

Cách phòng tránh rủi ro khi ủy quyền sai

Để hạn chế rủi ro phát sinh từ việc ủy quyền không đúng quy định hoặc vượt quá phạm vi thẩm quyền, người đại diện theo pháp luật cần chú trọng thực hiện đồng bộ các biện pháp sau:

– Nắm rõ phạm vi ủy quyền theo quy định của pháp luật và điều lệ doanh nghiệp. Việc ủy quyền phải được lập bằng văn bản, thể hiện rõ người ủy quyền, người được ủy quyền, phạm vi, trách nhiệm và thời hạn hiệu lực.

– Chỉ ủy quyền cho người có năng lực chuyên môn, phẩm chất đạo đức tốt và hiểu biết pháp lý, nhằm hạn chế nguy cơ sai phạm hoặc lợi dụng quyền hạn gây thiệt hại cho doanh nghiệp.

– Kiểm soát chặt chẽ quá trình thực hiện ủy quyền thông qua cơ chế báo cáo định kỳ, kiểm tra, giám sát, đối soát kết quả thực hiện; đồng thời lưu trữ đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan để đảm bảo tính minh bạch và truy cứu trách nhiệm khi cần thiết.

– Hạn chế việc ủy quyền “trắng” hoặc ủy quyền chồng chéo giữa nhiều cá nhân, tránh tình trạng lạm quyền, mâu thuẫn trong điều hành hoặc rủi ro pháp lý khi phát sinh hậu quả.

– Ban hành quy chế nội bộ về ủy quyền, trong đó quy định rõ trình tự, thẩm quyền phê duyệt, phạm vi và trách nhiệm của các bên. Nếu người được ủy quyền gây thiệt hại mà người đại diện thiếu giám sát, có thể phải chịu trách nhiệm liên đới.

– Tham vấn ý kiến của luật sư hoặc chuyên gia pháp lý trước khi thực hiện các giao dịch quan trọng, đặc biệt là hợp đồng có giá trị lớn hoặc rủi ro cao, nhằm đảm bảo tính hợp pháp và hạn chế trách nhiệm cá nhân.

– Mua bảo hiểm trách nhiệm cho người quản lý, điều hành, nhằm bảo vệ trước các rủi ro tài chính phát sinh từ tranh chấp, thiệt hại hoặc khiếu kiện liên quan đến hoạt động quản lý.

– Thiết lập hệ thống giám sát và quản trị nội bộ hiệu quả, ứng dụng công nghệ quản lý để kiểm soát quá trình phê duyệt và thực hiện ủy quyền; áp dụng cơ chế phê duyệt hai lớp hoặc chữ ký số nhằm bảo đảm an toàn và minh bạch.

– Tăng cường đào tạo nội bộ về pháp lý và đạo đức nghề nghiệp, giúp người được ủy quyền và cán bộ quản lý hiểu rõ giới hạn thẩm quyền, trách nhiệm pháp lý và quy tắc ứng xử trong hoạt động điều hành.Trên đây là toàn bộ tư vấn của chúng tôi, hy vọng rằng, những ý kiến tư vấn này, sẽ giúp làm sáng tỏ các vấn đề mà Quý vị đang quan tâm. Để có thể làm rõ hơn và chi tiết từng vấn đề nêu trên cũng như các vấn đề pháp lý mà quý vị đang cần tham khảo thêm ý kiến chuyên môn. Xin vui lòng liên hệ ngay cho chúng tôi theo địa chỉ email: luatsaosang@gmail.com hoặc qua tổng đài tư vấn: 0936.65.3636 để nhận được sự tư vấn, giải đáp và hỗ trợ từ Luật Sao Sáng. Trân trọng cảm ơn!