1. Những yếu tố bạn cần phải xác định khi thành lập công ty

a) Lựa chọn loại hình doanh nghiệp

    Hiện nay, Việt Nam có tất cả 4 loại hình doanh nghiệp phổ biến, bạn hãy lựa chọn sao cho phù hợp với cơ cấu tổ chức và quản lý của mình, cụ thể:

Hiện nay có 4 loại hình doanh nghiệp phổ biến ở Việt Nam

• Doanh nghiệp tư nhân: do 1 cá nhân làm chủ
• Công ty TNHH một thành viên: do 1 cá nhân hoặc 1 tổ chức làm chủ
• Công ty TNHH hai thành viên trở lên: có tối thiểu 2 cá nhân/ tổ chức làm chủ và không vượt quá 50 thành viên
• Công ty cổ phần: có tối thiểu 03 cổ đông sáng lập và không hạn chế số lượng cổ đông tối đa

b) Đặt tên công ty

• Tên công ty phải gồm 2 thành tố đó là loại hình doanh nghiệp và tên riêng.
• Tên công ty có thể viết bằng tiếng Việt hoặc tiếng nước ngoài tuy nhiên tối kỵ không được trùng hoặc nhầm lẫn với tên công ty khác họ đã đăng ký trước đó trong phạm vi toàn quốc. Đặc biệt, mặc dù doanh nghiệp không nhất thiết phải đặt tên công ty theo ngành nghề kinh doanh, nhưng để hạn chế các ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh cũng như định hình được tên tuổi thương hiệu sau này thì doanh nghiệp nên chọn lựa tên công ty đi liền với ngành nghề đăng ký kinh doanh.

Ví dụ: Công ty cổ phần Vật liệu xây dựng Phúc Khang

c) Địa chỉ trụ sở chính công ty

Căn cứ theo Điều 42 Luật doanh nghiệp năm 2020 quy định như sau:

Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

    Trường hợp, nếu nơi đặt trụ sở chính của công ty chưa có số nhà hoặc chưa có tên đường cụ thể thì công ty phải có giấy xác nhận của địa phương là địa chỉ đó hiện chưa có số nhà cũng như tên đường và nộp kèm theo hồ sơ đăng ký kinh doanh của mình.

Ví dụ: Công ty cổ phần và dịch vụ Hưng Hà có trụ sở chính tại số nhà 12 đường Nguyễn T, quận  TX, thành phố Hà Nội, Việt Nam

d) Ngành nghề đăng ký kinh doanh

    Ngành nghề thực sự là một trong những yếu tố rất quan trọng trong mọi hoạt động kinh doanh. Để tiến hành thực hiện hồ sơ đăng ký thành lập công ty, bạn cần phải xác định được mã ngành kinh doanh cũng như ngành nghề kinh doanh mà doanh nghiệp có thể hoạt động trong tương lai tránh trường hợp sau này phải làm các thủ tục bổ sung ngành nghề, vừa mất thời gian, tiêu tốn chi phí lại ảnh hưởng đến tiến độ kinh doanh của công ty. 

e) Vốn điều lệ

   Mặc dù không có bất cứ quy định nào về số vốn điều lệ tối thiểu, đặc biệt doanh nghiệp cũng không cần thiết phải chứng minh số vốn điều lệ của công ty mình dưới bất kỳ hình thức nào. 

Tuy nhiên, vốn điều lệ lại là cơ sở để doanh nghiệp xác định lệ phí môn bài phải nộp hàng năm đồng thời cam kết nghĩa vụ và trách nhiệm tài chính với các đối tác, khách hàng… 

   Do đó, vốn điều lệ của doanh nghiệp càng cao thì càng chứng minh được năng lực tài chính của doanh nghiệp đó cũng như tạo ra lòng tin với các đối tác và khách hàng. Tùy vào từng ngành nghề kinh doanh mà vốn pháp định sẽ có những yêu cầu cụ thể. 

Ví dụ: Để thành lập công ty đầu tư chứng khoán phải có số vốn điều lệ tối thiểu là 50 tỷ đồng.

Căn cứ vào vốn điều lệ ghi trong giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy chứng nhận đăng ký đầu tư và đăng ký thuế	Mức lệ phí môn bài phải đóng	Tiểu mục nộp tiền
Trên 10 tỷ đồng	3.000.000 đồng/năm	2862
Từ 10 tỷ đồng trở xuống	2.000.000 đồng/năm	2863
Chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh, đơn vị sự nghiệp, tổ chức kinh tế khác.	1.000.000 đồng/năm	2864

 

 f) Xác định thành viên/ cổ đông góp vốn

    Các thành viên hay cổ đông góp vốn chính là những người có quyền quyết định sự tồn tại, phát triển hoặc giải thể của công ty. Hợp tác được với những thành viên hay cổ đông đồng lòng, đồng quan điểm và lý tưởng chắc chắn sẽ là một trong những điều tiên quyết cho việc thành công hay thất bại của công ty. 

    Bởi vậy, phải cân nhắc và suy nghĩ thật kỹ trước khi hợp tác với cá nhân/ tổ chức để cùng thành lập công ty.Bạn có thể tham khảo chi tiết thêm tại: Quy định về thành viên góp vốn và cổ đông sáng lập

g) Người đại diện theo pháp luật

Theo Điều 12 Luật doanh nghiệp năm 2020 quy định như sau:

• Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.
• Công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Nếu công ty có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật thì Điều lệ công ty quy định cụ thể quyền, nghĩa vụ của từng người đại diện theo pháp luật. Trường hợp việc phân chia quyền, nghĩa vụ của từng người đại diện theo pháp luật chưa được quy định rõ trong Điều lệ công ty thì mỗi người đại diện theo pháp luật của công ty đều là đại diện đủ thẩm quyền của doanh nghiệp trước bên thứ ba; tất cả người đại diện theo pháp luật phải chịu trách nhiệm liên đới đối với thiệt hại gây ra cho doanh nghiệp theo quy định của pháp luật về dân sự và quy định khác của pháp luật có liên quan.
• Doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Khi chỉ còn lại một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam thì người này khi xuất cảnh khỏi Việt Nam phải ủy quyền bằng văn bản cho cá nhân khác cư trú tại Việt Nam thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật. Trường hợp này, người đại diện theo pháp luật vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền.
• Tòa án, cơ quan có thẩm quyền tiến hành tố tụng khác có quyền chỉ định người đại diện theo pháp luật tham gia tố tụng theo quy định của pháp luật.

h) Các cơ quan tham gia giải quyết yêu cầu cấp phép kinh doanh

• Công an tại địa phương nơi công ty đặt trụ sở chính kinh doanh
• Sở kế hoạch và đầu tư nơi công ty đặt trụ sở chính kinh doanh
• Cơ quan thuế có thẩm quyền
• Ngân hàng mà công ty mở tài khoản

2. Hồ sơ, thủ tục và cách đăng ký thành lập công ty

a) Hồ sơ đăng ký thành lập công ty 

    Thành lập công ty TNHH, công ty cổ phần hay bất kỳ loại hình doanh nghiệp nào khác cũng có thể được thực hiện theo 2 cách đó là nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua mạng. 

Hồ sơ đăng ký thành lập công ty bao gồm những giấy tờ sau:

• Điều lệ của công ty
• Giấy đề nghị đăng ký thành lập công ty
• Danh sách các cổ đông sáng lập (đối với loại hình công ty cổ phần)
• Danh sách các thành viên (đối với loại hình công ty TNHH 2 thành viên trở lên)
• Giấy ủy quyền (trường hợp người nộp hồ sơ không phải người đại diện theo pháp luật)
• Bản sao CMND/CCCD/hộ chiếu công chứng của các thành viên, người đại diện theo pháp luật và người được ủy quyền để nộp hồ sơ (thời hạn không quá 06 tháng)

b) Thủ tục và quy trình đăng ký thành lập công ty

    - Cơ quan tiếp nhận hồ sơ thành lập công ty

    Mặc dù hồ sơ thành lập công ty có thể nộp qua mạng tại Cổng thông tin quốc gia hoặc nộp trực tiếp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư nhưng hầu hết ở các tỉnh, thành lớn như: Hà Nội, TP. HCM, Bình Dương… chỉ áp dụng duy nhất hình thức nộp hồ sơ qua mạng.

    Do đó, để không mất thời gian, bạn nên xác nhận hình thức nộp hồ sơ đăng ký thành lập công ty với cơ quan đăng ký kinh doanh của tỉnh thành nơi mà doanh nghiệp thành lập trước khi thực hiện. 

   - Trình tự thủ tục thành lập doanh nghiệp

   5 bước thực hiện việc đăng ký thành lập công ty qua mạng

Lưu ý:

• Nếu nộp hồ sơ bằng tài khoản đăng ký kinh doanh thì người ký xác thực hồ sơ phải được cấp tài khoản đăng ký kinh doanh.
• Trường hợp nộp hồ sơ bằng chữ ký số thì người ký xác thực hồ sơ phải được gán chữ ký số vào tài khoản.

c) Thời gian giải quyết thủ tục thành lập doanh nghiệp

   Trong thời hạn 3 ngày làm việc, cơ quan tiếp nhận hồ sơ sẽ gửi thông báo để phản hồi qua email đăng ký thủ tục thành lập công ty. Sẽ có 2 trường hợp xảy ra như sau:

• Nếu hồ sơ hợp lệ, bạn chỉ cần in giấy biên nhận mà không cần nộp tới bộ hồ sơ gốc và nhận kết quả trực tiếp tại phòng Đăng ký kinh doanh của Sở Kế hoạch và Đầu tư.
• Nếu hồ sơ không hợp lệ, bạn sẽ phải chỉnh sửa lại và bổ sung theo thông báo phản hồi từ Sở Kế hoạch và Đầu tư sau đó nộp lại theo 5 bước nêu trên. 

3. Ưu điểm và hạn chế khi thành lập công ty 

a) Ưu điểm

• Dễ dàng trong việc huy động vốn từ bên ngoài
• Không giới hạn ngành nghề đăng ký kinh doanh
• Được phép xuất hóa đơn GTGT và khấu trừ thuế GTGT
• Được pháp luật bảo vệ khi có tranh chấp xảy ra
• Không giới hạn về số lượng lao động
• Dễ dàng trong việc mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh thông qua việc thành lập các chi nhánh, văn phòng đại diện.

b) Hạn chế

• Sổ sách kế toán khá phức tạp, phải liên tục làm báo cáo kê khai thuế hàng quý, hàng năm;
• Phải nộp nhiều loại thuế với % thuế suất cao (thuế thu nhập doanh nghiệp hiện nay là 20%
• Phải chấp hành nghiêm túc các quy định theo Luật Doanh nghiệp.

Kết luận

    Toàn bộ bài viết là những điều bạn cần phải biết khi thành lập doanh nghi như: xác định các yếu tố quan trọng, chuẩn bị hồ sơ; thủ tục cũng như cách đăng ký thành lập công ty đồng thời chỉ ra những ưu điểm và hạn chế khi thành lập doanh nghiệp. Hi vọng thông tin chia sẻ trên hữu ích với các bạn!

Hãy liên hệ Hotline: 0936653636  để được Sao Sáng tư vấn, hỗ trợ, giải đáp giúp bạn nhanh nhất.