1. Sổ đăng ký cổ đông là gì?

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 122 Luật doanh nghiệp năm 2020:

“1. Công ty cổ phần phải lập và lưu giữ sổ đăng ký cổ đông từ khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Sổ đăng ký cổ đông có thể là văn bản giấy, tập dữ liệu điện tử ghi nhận thông tin về sở hữu cổ phần của các cổ đông công ty.”

Như vậy về hình thức, sổ đăng ký cổ đông là văn bản bằng giấy hoặc tập dữ liệu điện tử ghi nhận thông tin về sở hữu cổ phần của các cổ đông trong công ty. Đây là văn bản nội bộ của công ty nhằm giúp công ty quản lý và nắm rõ thông tin của cổ đông cũng như số lượng cổ phần mà cổ đông sở hữu. Việc thực hiện lập sổ đăng ký cổ đông phải được thực hiện ngay sau khi công ty được cấp Giấy chứng nhận doanh nghiệp.

Từ quy định trên của Luật doanh nghiệp có thể hiểu rằng sổ đăng ký cổ đông là văn bản nội bộ của công ty cổ phần ghi nhận thông tin cơ bản của cổ đông và sổ cổ phần mà cổ đông nắm giữ. Giúp cho công ty cổ phần nắm rõ việc chuyển nhượng và sổ hữu cổ phần của cổ đông. Đây cũng là căn cứ để tiến hành việc phân chia lợi nhuận trong công ty.

2. Nội dung, hình thức và cách lập sổ đăng ký cổ đông

Sổ đăng ký cổ đông được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty hoặc các tổ chức khác có chức năng lưu giữ sổ đăng ký cổ đông. Cổ đông có quyền kiểm tra, tra cứu, trích lục, sao chép tên và địa chỉ liên lạc của cổ đông công ty trong sổ đăng ký cổ đông. Sổ đăng ký cổ đông phải bao gồm các nội dung chủ yếu sau, theo quy định tại khoản 2 Điều 122 Luật doanh nghiệp 2020:

“2. Sổ đăng ký cổ đông phải bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:

a) Tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty;

b) Tổng số cổ phần được quyền chào bán, loại cổ phần được quyền chào bán và số cổ phần được quyền chào bán của từng loại;

c) Tổng số cổ phần đã bán của từng loại và giá trị vốn cổ phần đã góp;

d) Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với cổ đông là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp hoặc số giấy tờ pháp lý của tổ chức, địa chỉ trụ sở chính đối với cổ đông là tổ chức;

đ) Số lượng cổ phần từng loại của mỗi cổ đông, ngày đăng ký cổ phần.”

Ngoài những nội dung chủ yếu trên, vì là văn bản của nội bộ của công ty, công ty có thể có thêm các thông tin khác nếu xét thấy cần thiết.

Về hình thức, pháp luật doanh nghiệp không quy định hình thức cụ thể cho sổ đăng ký cổ đông, do vậy hình thức của sổ đăng ký cổ đông sẽ tùy thuộc vào quy định của từng công ty.

Đối với cổ đông trong công ty, trường hợp thay đổi địa chỉ liên lạc thì phải thông báo kịp thời với công ty để cập nhật vào sổ đăng ký cổ đông. Công ty không chịu trách nhiệm về việc không liên lạc được với cổ đông do không được thông báo thay đổi địa chỉ liên lạc của cổ đông. Công ty có trách nhiệm phải cập nhật kịp thời thay đổi cổ đông trong sổ đăng ký cổ đông theo yêu cầu của cổ đông có liên quan theo quy định tại Điều lệ công ty.

3. Mức xử phạt vi phạm hành chính khi không thực hiện lập sổ đăng ký cổ đông

Theo quy định tại Điểm b Khoản 2 Điều 52 Nghị định 122/2021/NĐ-CP công ty có thể bị phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng với hành vi không lập sổ đăng ký cổ đông. Ngoài ra công ty còn phải buộc thực hiện biên pháp khắc phục hậu quả là buộc lập sổ đăng ký cổ đông theo Điểm d Khoản 3 Điều 52 nghị định này.