1. Bảo vệ dữ liệu cá nhân là gì?

Căn cứ khoản 4 Điều 2 Luật bảo vệ dữ liệu cá nhân năm 2025, bảo vệ dữ liệu cá nhân là việc cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng lực lượng, phương tiện và biện pháp nhằm phòng, chống các hành vi xâm phạm dữ liệu cá nhân. Quy định này khẳng định dữ liệu cá nhân là đối tượng cần được bảo vệ như một loại tài sản đặc biệt gắn liền với quyền riêng tư của con người. Việc bảo vệ không chỉ dừng lại ở việc ngăn chặn hành vi xâm phạm mà còn bao gồm kiểm soát toàn bộ quá trình thu thập, xử lý và lưu trữ dữ liệu. Đồng thời, chủ thể có trách nhiệm phải áp dụng các biện pháp kỹ thuật và quản lý phù hợp để đảm bảo an toàn thông tin. Qua đó, pháp luật đặt nền tảng cho việc bảo vệ quyền con người trong môi trường số.

Bảo vệ dữ liệu cá nhân còn được hiểu là quá trình đảm bảo dữ liệu của mỗi cá nhân không bị sử dụng sai mục đích, tiết lộ trái phép hoặc bị khai thác gây thiệt hại. Điều này đòi hỏi sự minh bạch trong việc thu thập và xử lý thông tin, cũng như sự đồng ý của chủ thể dữ liệu. Trong thực tiễn, các biện pháp bảo vệ có thể bao gồm mã hóa dữ liệu, kiểm soát truy cập và xây dựng quy trình quản lý chặt chẽ. Không chỉ cơ quan, tổ chức mà cả cá nhân cũng phải có ý thức trong việc bảo vệ dữ liệu của mình và của người khác. Như vậy, bảo vệ dữ liệu cá nhân là một hoạt động tổng thể, kết hợp giữa pháp lý, kỹ thuật và ý thức xã hội nhằm đảm bảo an toàn thông tin cá nhân.

2. Trách nhiệm bảo vệ dữ liệu cá nhân trong tuyển dụng lao động

Trách nhiệm bảo vệ dữ liệu cá nhân trong tuyển dụng lao động được quy định tại khoản 1 Điều 25 Luật bảo vệ dữ liệu cá nhân năm 2025 như sau:

- Nguyên tắc thu thập thông tin

Việc thu thập thông tin trong tuyển dụng phải bảo đảm giới hạn trong phạm vi cần thiết, gắn trực tiếp với yêu cầu của vị trí công việc và mục tiêu tuyển dụng cụ thể. Nhà tuyển dụng không được yêu cầu các thông tin mang tính riêng tư hoặc không liên quan, nhằm tránh xâm phạm đời sống cá nhân và gây áp lực không cần thiết cho ứng viên. Bên cạnh đó, dữ liệu thu thập phải được sử dụng đúng mục đích đã xác định ban đầu, không được tự ý mở rộng phạm vi sử dụng. Trong trường hợp phát sinh nhu cầu sử dụng cho mục đích khác, cần có sự thỏa thuận rõ ràng, hợp pháp với người cung cấp thông tin. Điều này góp phần xây dựng quy trình tuyển dụng minh bạch, tôn trọng quyền riêng tư và nâng cao uy tín của tổ chức.

- Điều kiện xử lý dữ liệu cá nhân

Quá trình xử lý dữ liệu cá nhân của người dự tuyển cần được thực hiện trên cơ sở minh bạch, an toàn và phù hợp với các nguyên tắc quản lý thông tin. Mọi hoạt động như thu thập, lưu trữ, phân tích hoặc chia sẻ dữ liệu đều phải được kiểm soát chặt chẽ nhằm tránh rủi ro lộ lọt hoặc sử dụng sai mục đích. Đặc biệt, sự đồng ý của người dự tuyển là điều kiện quan trọng, thể hiện quyền tự quyết đối với thông tin cá nhân của họ. Sự đồng ý này cần được thể hiện rõ ràng, cụ thể và có thể kiểm chứng trong trường hợp cần thiết. Việc tuân thủ các điều kiện xử lý không chỉ bảo vệ quyền lợi cá nhân mà còn giúp tổ chức hạn chế các rủi ro pháp lý phát sinh.

- Trách nhiệm sau tuyển dụng

Sau khi заверш quá trình tuyển dụng, việc xử lý dữ liệu cá nhân của ứng viên cần được thực hiện một cách có trách nhiệm và phù hợp với mục đích đã thu thập ban đầu. Đối với những ứng viên không trúng tuyển, dữ liệu cá nhân cần được xóa hoặc hủy bỏ nhằm tránh việc lưu trữ kéo dài không cần thiết và giảm thiểu nguy cơ bị lạm dụng. Điều này thể hiện sự tôn trọng quyền riêng tư và góp phần bảo đảm an toàn thông tin cá nhân. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, tổ chức có thể tiếp tục lưu trữ dữ liệu nếu đã có thỏa thuận rõ ràng với ứng viên, chẳng hạn để phục vụ cho các đợt tuyển dụng sau. Việc này phải được thực hiện minh bạch, có sự đồng thuận và bảo đảm quyền lợi chính đáng của người cung cấp thông tin.

3. Trách nhiệm bảo vệ dữ liệu cá nhân trong quản lý, sử dụng người lao động

Trách nhiệm bảo vệ dữ liệu cá nhân trong quản lý, sử dụng lao động được quy định tại khoản 2 Điều 25 Luật bảo vệ dữ liệu cá nhân năm 2025 như sau:

- Tuân thủ hệ thống pháp luật

Việc tuân thủ hệ thống pháp luật là yêu cầu cốt lõi trong quá trình quản lý và sử dụng dữ liệu cá nhân của người lao động. Các cơ quan, tổ chức phải thực hiện đầy đủ quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân, đồng thời bảo đảm phù hợp với pháp luật lao động và các quy định liên quan. Điều này giúp thiết lập khuôn khổ pháp lý rõ ràng, hạn chế các hành vi lạm dụng hoặc xử lý dữ liệu trái phép. Việc tuân thủ còn góp phần giảm thiểu rủi ro pháp lý và các tranh chấp phát sinh trong quan hệ lao động. Bên cạnh đó, tổ chức cần thường xuyên cập nhật quy định mới và điều chỉnh quy trình nội bộ cho phù hợp. Qua đó, nâng cao tính minh bạch, trách nhiệm và hiệu quả trong công tác quản lý dữ liệu cá nhân.

- Lưu trữ dữ liệu cá nhân

Dữ liệu cá nhân của người lao động cần được lưu trữ trong thời hạn phù hợp với quy định hoặc theo thỏa thuận giữa các bên nhằm bảo đảm tính cần thiết và hợp lý. Việc xác định rõ thời gian lưu trữ giúp kiểm soát vòng đời dữ liệu, tránh tình trạng lưu giữ quá lâu gây rủi ro lộ lọt thông tin. Trong quá trình lưu trữ, các tổ chức phải áp dụng các biện pháp bảo mật nhằm bảo vệ dữ liệu khỏi truy cập trái phép hoặc thất thoát. Các hệ thống lưu trữ cần có cơ chế phân quyền, kiểm soát truy cập chặt chẽ. Đồng thời, việc kiểm tra, giám sát định kỳ là cần thiết để kịp thời phát hiện và khắc phục các lỗ hổng. Nhờ đó, dữ liệu cá nhân được bảo đảm an toàn, toàn vẹn trong suốt thời gian lưu trữ.

- Xóa, hủy dữ liệu khi chấm dứt quan hệ lao động

Khi quan hệ lao động chấm dứt, việc xóa hoặc hủy dữ liệu cá nhân là yêu cầu cần thiết nhằm bảo đảm quyền riêng tư của người lao động. Dữ liệu không còn phục vụ mục đích quản lý thì không nên tiếp tục lưu trữ để tránh nguy cơ bị lạm dụng. Việc xóa, hủy cần được thực hiện theo quy trình rõ ràng, có kiểm soát và bảo đảm tính triệt để. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, dữ liệu có thể được giữ lại nếu có căn cứ pháp lý hoặc thỏa thuận hợp pháp giữa các bên. Khi tiếp tục lưu trữ, dữ liệu vẫn phải được bảo đảm an toàn và sử dụng đúng mục đích. Điều này giúp cân bằng giữa yêu cầu pháp lý và việc bảo vệ quyền lợi của cá nhân.

4. Trách nhiệm trong xử lý dữ liệu cá nhân bằng công nghệ, kỹ thuật

Trách nhiệm trong việc xử lý dữ liệu cá nhân của người lao động được thu thập bằng biện pháp công nghệ, kỹ thuật được quy định tại khoản 3 Điều 25 Luật bảo vệ dữ liệu cá nhân năm  như sau;

- Điều kiện áp dụng biện pháp công nghệ

Việc áp dụng các biện pháp công nghệ trong quản lý người lao động phải được thực hiện trên cơ sở hợp pháp và phù hợp với các quy định hiện hành. Các tổ chức chỉ được sử dụng những công nghệ đáp ứng yêu cầu quản lý, không xâm phạm đến quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động. Đồng thời, việc triển khai các biện pháp này cần bảo đảm tính minh bạch, công khai trong nội bộ doanh nghiệp. Người lao động phải được thông tin đầy đủ, rõ ràng về mục đích, phạm vi và cách thức áp dụng công nghệ. Điều này giúp họ nhận thức được quyền và nghĩa vụ của mình trong quá trình bị thu thập và xử lý dữ liệu. Qua đó, tạo sự cân bằng giữa yêu cầu quản lý và bảo vệ quyền riêng tư cá nhân.

- Hạn chế và cấm đoán

Trong quá trình xử lý dữ liệu cá nhân, các tổ chức tuyệt đối không được sử dụng dữ liệu được thu thập từ các biện pháp trái pháp luật. Việc sử dụng dữ liệu không hợp pháp không chỉ xâm phạm quyền riêng tư mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý nghiêm trọng. Đồng thời, cần thiết lập các cơ chế kiểm soát nhằm ngăn chặn việc lạm dụng công nghệ để theo dõi, giám sát hoặc khai thác thông tin cá nhân một cách không phù hợp. Các hành vi vượt quá phạm vi cần thiết trong quản lý lao động đều phải bị hạn chế và xử lý nghiêm. Điều này góp phần bảo vệ môi trường làm việc lành mạnh, tôn trọng quyền con người. Qua đó, bảo đảm công nghệ được sử dụng đúng mục đích và không trở thành công cụ xâm phạm quyền riêng tư.

5. Kết luận

Như vậy, trách nhiệm bảo vệ dữ liệu cá nhân trong tuyển dụng, quản lý và sử dụng người lao động không chỉ dừng lại ở việc tuân thủ các quy định của pháp luật mà còn phản ánh mức độ chuyên nghiệp, văn minh và tôn trọng con người của mỗi tổ chức, doanh nghiệp; trong suốt vòng đời quan hệ lao động, từ khâu tuyển dụng đến quá trình làm việc và chấm dứt hợp đồng, dữ liệu cá nhân luôn hiện diện và cần được kiểm soát chặt chẽ bằng các cơ chế phù hợp, bởi nếu không được bảo vệ đúng cách, những thông tin này có thể bị khai thác sai mục đích, gây tổn hại đến quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động, đồng thời kéo theo nhiều hệ lụy pháp lý và uy tín cho đơn vị sử dụng lao động.

Hơn nữa, bảo vệ dữ liệu cá nhân còn góp phần xây dựng niềm tin giữa người lao động và người sử dụng lao động - yếu tố then chốt trong việc duy trì sự ổn định và phát triển lâu dài của tổ chức, họ sẽ yên tâm làm việc, tăng cường sự gắn bó và cống hiến, ngược lại, bất kỳ sự vi phạm nào cũng có thể làm suy giảm niềm tin và ảnh hưởng tiêu cực đến môi trường làm việc. Vì vậy, các chủ thể sử dụng lao động cần chủ động rà soát, cập nhật và hoàn thiện các chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân, tăng cường kiểm tra, giám sát và xử lý nghiêm các hành vi vi phạm nhằm bảo đảm dữ liệu cá nhân của người lao động được bảo vệ một cách toàn diện, liên tục và hiệu quả, qua đó hướng tới một môi trường lao động hiện đại, an toàn và phát triển bền vững trong kỷ nguyên số.

Trên đây là toàn bộ tư vấn của chúng tôi, hy vọng rằng, những ý kiến tư vấn này, sẽ giúp làm sáng tỏ vấn đề mà Quý vị đang quan tâm. Để có thể làm rõ hơn và chi tiết từng vấn đề nêu trên cũng như các vấn đề pháp lý mà Quý vị đang cần tham khảo thêm ý kiến chuyên môn. Xin vui lòng liên hệ ngay cho chúng tôi theo địa chỉ email: luatsaosang@gmail.com hoặc qua Tổng đài tư vấn: 0936.65.3636 để nhận được sự tư vấn, giải đáp và hỗ trợ từ Luật Sao Sáng. Trân trọng cảm ơn!