1. Văn phòng đại diện là gì?

Theo quy định Luật Doanh nghiệp năm 2020 thì: “Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp”.

Nếu thương nhân nước ngoài đơn thuần chỉ muốn giữ liên lạc giữa công ty với khách hàng hoặc thực hiện tìm hiểu, đánh giá thị trường kinh doanh, xúc tiến các hoạt động thương mại thì có thể thành lập văn phòng đại diện. Pháp luật không giới hạn việc thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp, do đó doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới hành chính. Một văn phòng đại diện có các quyền và nghĩa vụ sau:

“Điều 17. Quyền của Văn phòng đại diện

1. Hoạt động đúng mục đích, phạm vi và thời hạn được quy định trong giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.

2. Thuê trụ sở, thuê, mua các phương tiện, vật dụng cần thiết cho hoạt động của Văn phòng đại diện.

3. Tuyển dụng lao động là người Việt Nam, người nước ngoài để làm việc tại Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam.

4. Mở tài khoản bằng ngoại tệ, bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng tài khoản này vào hoạt động của Văn phòng đại diện.

5. Có con dấu mang tên Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam.

6. Các quyền khác theo quy định của pháp luật.”

“Điều 18. Nghĩa vụ của Văn phòng đại diện

1. Không được thực hiện hoạt động sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam.

2. Chỉ được thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại trong phạm vi mà Luật này cho phép.

3. Không được giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết của thương nhân nước ngoài, trừ trường hợp Trưởng Văn phòng đại diện có giấy uỷ quyền hợp pháp của thương nhân nước ngoài hoặc các trường hợp quy định tại các khoản 2, 3 và 4 Điều 17 của Luật này.

4. Nộp thuế, phí, lệ phí và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật Việt Nam.

5. Báo cáo hoạt động của Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam.

6. Các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.”

2. Thương nhân nước ngoài hoạt động thương mại tại Việt Nam có được thành lập văn phòng đại diện không?

Theo quy định của pháp luật thương nhân nước ngoài là thương nhân được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật nước ngoài hoặc được pháp luật nước ngoài công nhận. Luật Thương mại 2005 cho phép thương nhân nước ngoài được đặt văn phòng đại diện tại Việt Nam, có các quyền và nghĩa vụ theo quy định của pháp luật Việt Nam, phải chịu trách nhiệm trước pháp luật Việt Nam về toàn bộ hoạt động của Văn phòng đại diện của mình tại Việt Nam. Luật Thương mại quy định như vậy nhằm tạo điều kiện cho thương nhân nước ngoài có thể trưng bày sản phẩm của mình, thuận lợi hơn trong việc nghiên cứu và tiếp cận thị trường Việt Nam.

3. Hồ sơ đăng ký thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam

Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp; thông báo địa điểm kinh doanh như sau:

“1. Doanh nghiệp có quyền thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính.

2. Trường hợp thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện trong nước, doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện đến Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt chi nhánh, văn phòng đại diện. Hồ sơ bao gồm:

a) Thông báo thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện;

b) Bản sao quyết định thành lập và bản sao biên bản họp về việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp; bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện.

3. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện; trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh phải thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp. Trường hợp từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện thì phải thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp và nêu rõ lý do.

4. Doanh nghiệp chịu trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.

5. Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày quyết định địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp thông báo địa điểm kinh doanh đến Cơ quan đăng ký kinh doanh.

6. Chính phủ quy định chi tiết Điều này.”

Như vậy, theo quy định trên, hồ sơ thành lập văn phòng đại diện sẽ bao gồm:

+ Thông báo thành văn phòng đại diện;

+ Bản sao quyết định thành lập và bản sao biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp;

+ Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu văn phòng đại diện.

Trên đây là toàn bộ tư vấn của chúng tôi, hy vọng rằng, những ý kiến tư vấn này, sẽ giúp làm sáng tỏ các vấn đề mà Quý vị đang quan tâm. Để có thể làm rõ hơn và chi tiết từng vấn đề nêu trên cũng như các vấn đề pháp lý mà Quý vị đang cần tham khảo thêm ý kiến chuyên môn. Xin vui lòng liên hệ ngay cho chúng tôi theo địa chỉ email: luatsaosang@gmail.com hoặc qua Tổng đài tư vấn: 0936.65.3636 - 0972.17.27.57 để nhận được sự tư vấn, giải đáp và hỗ trợ từ Luật Sao Sáng. Trân trọng cảm ơn !