1. Đại diện là gì?

– Theo quy định tại Điều 134 Bộ luật Dân sự 2015, đại diện là việc cá nhân, pháp nhân (sau đây gọi chung là người đại diện) nhân danh và vì lợi ích của cá nhân hoặc pháp nhân khác (sau đây gọi chung là người được đại diện) xác lập, thực hiện giao dịch dân sự.

– Người đại diện phải có năng lực pháp luật dân sự, năng lực hành vi dân sự phù hợp với giao dịch dân sự được xác lập, thực hiện.

2. Đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

2.1. Người đại diện theo pháp luật là gì?

Người đại diện theo pháp luật là cá nhân đại diên doanh nghiệp để thực hiện các quyền, nghĩa vụ phát sinh từ các giao dịch của doanh nghiệp với tư cách là nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi và nghĩa vụ liên quan tới trọng tài, tòa án và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật. Người đại diện theo pháp luật đại diện cho doanh nghiệp giao tiếp với các đối tác bên ngoài đồng thời thực hiện các công việc khác như tổ chức điều hành hoạt động kinh doanh, tổ chức nhân sự, quản lý tài khoản, con dấu của doanh nghiệp.

Đại diện theo pháp luật của pháp nhân được quy định tại Điều 137 Bộ luật Dân sự 2015, gồm:

+ Người được pháp nhân chỉ định theo điều lệ

+ Người có thẩm quyền đại diện theo quy định của pháp luật

+ Người do Tòa án chỉ định trong quá trình tố tụng tại Tòa án.

Một pháp nhân có thể có nhiều người đại diện theo pháp luật và mỗi người đại diện có quyền đại diện cho pháp nhân theo quy định tại Điều 140 và Điều 141 của Bộ luật Dân sự 2015

Hoạt động của một doanh nghiệp được thông qua người đại diện theo pháp luật. Người đại diện theo pháp luật sẽ nhân danh và vì lợi ích của doanh nghiệp xác lập, thực hiện các giao dịch thể hiện mối quan hệ với các chủ thể trong doanh nghiệp (như với các thành viên, cổ đông góp vốn) hoặc với các chủ thể khác bên ngoài doanh nghiệp (đối tác, khách hàng, cơ quan quản lý nhà nước...).

2.2. Chức danh người đại diện theo từng loại hình doanh nghiệp

Vai trò và trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp khá lớn, họ phải chịu trách nhiệm đối với toàn bộ các hoạt động, các giao dịch của doanh nghiệp. Vì vậy, đối với mỗi loại hình doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật lại có những tên gọi và chức năng riêng. Cụ thể:

a/ Chức danh người đại diện theo pháp luật trong Công ty TNHH một thành viên

– Chức danh Đại diện theo Pháp Luật: Chủ tịch Hội Đồng Thành viên/ Chủ tịch công ty/ Tổng Giám đốc/ Giám đốc.

– Chủ tịch Hội Đồng Thành viên/ Chủ tịch công ty/ Tổng Giám đốc/ Giám đốc Công Ty TNHH một thành viên đều có thể làm Chủ tịch Hội Đồng Thành viên/ Chủ tịch công ty/ Tổng Giám đốc/ Giám đốc tại bất kỳ công ty nào.

b/ Chức danh người đại diện theo pháp luật trong Công ty TNHH 2 thành viên trở lên:

– Chức danh Đại diện theo Pháp Luật: Chủ tịch Hội Đồng Thành viên/ Tổng Giám đốc/ Giám đốc.

– Chủ tịch Hội Đồng Thành viên/ Tổng Giám đốc/ Giám đốc Công Ty TNHH hai thành viên trở lên đều có thể làm Chủ tịch Hội Đồng Thành viên/ Chủ tịch công ty/ Tổng Giám đốc/ Giám đốc tại bất kỳ công ty nào.

c/ Chức danh người đại diện theo pháp luật trong Công ty Cổ phần:

– Chức danh Đại diện Pháp Luật: Chủ tịch Hội Đồng Quản trị/ Tổng Giám đốc/ Giám đốc.

– Tổng Giám đốc/ Giám đốc Công Ty Cổ Phần không còn bị cấm làm Tổng Giám đốc/ Giám đốc tại bất kỳ công ty nào khác, và vẫn có thể làm Đại diện Pháp Luật của công ty khác với chức danh Chủ tịch Hội đồng Quản trị/ Chủ tịch Hội đồng thành viên/ Chủ tịch công ty.

d/ Chức danh người đại diện theo pháp luật trong Doanh nghiệp tư nhân:

– Chức danh Đại diện Pháp Luật: Tổng Giám đốc/ Giám đốc.

– Mỗi cá nhân chỉ được quyền thành lập một doanh nghiệp tư nhân.

– Tổng Giám đốc/ Giám đốc Doanh nghiệp Tư Nhân đều có thể làm Chủ tịch Hội Đồng Thành viên/ Chủ tịch công ty/ Tổng Giám đốc/ Giám đốc tại bất kỳ công ty nào.

e/ Chức danh người đại diện theo pháp luật trong Hộ kinh doanh cá thể:

– Chức danh người đại diện theo Pháp Luật: Chủ hộ

– Theo khoản 2 Điều 86 Nghị định 01/2021/NĐ-CP cho phép hộ kinh doanh hoạt động kinh doanh tại nhiều địa điểm nhưng phải chọn một địa điểm để đăng ký trụ sở hộ kinh doanh và phải thông báo cho Cơ quan quản lý thuế, cơ quan quản lý thị trường nơi tiến hành hoạt động kinh doanh đối với các địa điểm kinh doanh còn lại.

– Chủ hộ kinh doanh cá thể đều có thể làm Chủ tịch Hội Đồng Thành viên/ Chủ tịch công ty/ Tổng Giám đốc/ Giám đốc tại bất kỳ công ty nào.

3. Thẩm quyền của người đại diện theo pháp luật

Khi xác định “người đại diện theo pháp luật của công ty” khi tham gia một giao dịch dân sự, cần xem xét đến sự phù hợp giữa hai mặt: “thẩm quyền” và “trường hợp đại diện”.

- Nếu một vấn đề không thuộc thẩm quyền của người đại diện chỉ định theo điều lệ (chủ tịch hoặc tổng giám đốc/giám đốc) thì việc nhân danh công ty để giao dịch sẽ xem là không đúng thẩm quyền trong cơ cấu tổ chức của công ty, nên giao dịch đó có thể bị tuyên là vô hiệu.

- Đối với trường hợp công ty có nhiều người đại diện,Điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Nếu công ty có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật thì Điều lệ công ty quy định cụ thể quyền, nghĩa vụ của từng người đại diện theo pháp luật. Trường hợp việc phân chia quyền, nghĩa vụ của từng người đại diện theo pháp luật chưa được quy định rõ trong Điều lệ công ty thì mỗi người đại diện theo pháp luật của công ty đều là đại diện đủ thẩm quyền của doanh nghiệp trước bên thứ ba; tất cả người đại diện theo pháp luật phải chịu trách nhiệm liên đới đối với thiệt hại gây ra cho doanh nghiệp theo quy định của pháp luật về dân sự và quy định khác của pháp luật có liên quan.

Bên cạnh đó, Doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Khi chỉ còn lại một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam thì người này khi xuất cảnh khỏi Việt Nam phải ủy quyền bằng văn bản cho cá nhân khác cư trú tại Việt Nam thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật. Trường hợp này, người đại diện theo pháp luật vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền.

Tuy nhiên, có thể gặp rắc rối nếu những người đại diện không chung quan điểm hoặc cùng lúc giao dịch đồng thời với nhiều người đại diện. Để xác định ai là người đại diện được chỉ định theo điều lệ và thẩm quyền của họ, cần xem xét các quy định trong điều lệ của công ty và thông tin về đăng ký kinh doanh (giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia).

Hiện nay, khi thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh, cơ quan đăng ký kinh doanh không thu hồi giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, do vậy, cần phải tra cứu thông tin trên Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia để có thông tin cập nhật nhất.

Để phân định rõ việc đại diện theo chỉ định trong điều lệ của công ty, trong mẫu “Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp” hiện nay cũng cần sửa đổi mục “Người đại diện theo pháp luật của công ty” thành “người đại diện theo pháp luật chỉ định theo điều lệ của công ty” cho đúng theo quy định của Bộ luật Dân sự 2015. 

 4. Trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật

- Trường hợp người đại diện theo pháp luật xuất cảnh khỏi Việt Nam thì phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ thay cho mình và vẫn phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền.

- Trường hợp doanh nghiệp chỉ có một người đại diện theo pháp luật và người này vắng mặt tại Việt Nam quá 30 ngày, không ủy quyền cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo pháp luật bị chết, mất tích, tạm giam, kết án tù, bị hạn chế hoặc mất hành vi dân sự thì khi đó hội đồng quản trị, hội đồng thành viên có trách nhiệm cử người khác làm người đại diện theo pháp luật của công ty.

- Với công ty TNHH có 2 thành viên khi người đại diện theo pháp luật bị chết, kết án tù, mất hành vi dân sự hoặc bị tòa án tước quyền hành nghề vì buôn lậu, làm hàng giả, kinh doanh trái phép, lừa dối khách hàng và các tội khác theo quy định của bộ luật hình sự thì người còn lại sẽ là người đại diện theo pháp luật cho tới khi hội đồng thành viên quyết định người đại diện theo pháp luật mới của công ty.

5. Điều kiện để làm người đại diện theo pháp luật?

- Cá nhân trên 18 tuổi, có đủ hành vi dân sự và không bị cấm tại luật doanh nghiệp

- Với người nước ngoài thì phải ở Việt Nam trong suốt thời hạn nhiệm kỳ và phải có thẻ tạm trú theo quy định Pháp luật.

- Với con cái chưa đủ 18 tuổi thì cha, mẹ là người đại diện theo pháp luật

- Với người giám hộ thì người giám hộ là người đại diện theo pháp luật

- Với người bị hạn chế chức năng dân sự thì tòa án sẽ chỉ định người đại diện theo pháp luật

- Với hộ gia đình thì chủ hộ là người đại diện theo pháp luật

Trong một công ty người đại diện theo pháp luật thường nắm chức vụ như chủ tịch hội đồng thành viên/ quản trị, tổng giám đốc, giám đốc, đồng thời có những kinh nghiệm thực tế trong việc quản trị kinh doanh hoặc trong ngành nghề kinh doanh chính của công ty.

Một người có thể làm giám đốc, tổng giám đốc cho nhiều doanh nghiệp nếu họ có khả năng và doanh nghiệp đồng ý. 

Liên quan đến vấn đề trên, Quý khách hàng cần giải đáp, xin liên hệ hotline công ty Luật Sao Sáng – 0936653636 để được hỗ trợ.

Trân trọng!